By Петър Ангелов 
На фона на продължаващото преструктуриране на работната сила в Европа компаниите рискуват да увеличат разходите си за софтуер, ако не синхронизират лицензирането с промените в персонала. Докато компаниите продължават да наемат нови служители, да преструктурират екипите си и да оптимизират числеността на персонала в отговор на променящите се пазарни условия, управлението на софтуерните лицензи остава често пренебрегван източник на ненужни разходи. Когато организациите не адаптират своите софтуерни активи към промените в работната сила, те могат да продължат да плащат за неизползвани абонаменти или да закупуват нови лицензи, въпреки че вече разполагат с подходящи.
Според данни Евростат от 2025 г. в Европейския съюз работят около 10,5 милиона ИКТ специалисти, което представлява 5% от общата заетост. Макар секторът да продължава да расте, годишният ръст на заетостта се забавя до 2,6% в периода 2024–2025 г., което отразява по-предпазлив пазар на труда и нарастващ брой организационни преструктурирания в европейските компании. Поради тази причина Forscope, най-големият софтуерен брокер в Централна и Източна Европа, препоръчва управлението на софтуерните лицензи да бъде интегрирано в процесите по управление на човешките ресурси и планиране на работната сила, вместо да се разглежда единствено като отговорност на ИТ отдела.
Промените в размера и структурата на екипите оказват пряко влияние върху използването на софтуер. Всеки нов служител обикновено се нуждае от достъп до операционна система, приложения за продуктивност и в много случаи до специализиран бизнес софтуер. Когато служители напускат организацията или сменят своята роля, лицензите често остават активни, а абонаментите продължават да се подновяват автоматично, което води до скрити и повтарящи се разходи.
Броят на служителите не е равен на броя необходими лицензи
Една от най-често срещаните грешки е закупуването на еднакви софтуерни пакети за всички служители. В действителност различните позиции изискват различни функционалности и нива на достъп. Служител, който използва дадено приложение ежедневно, може да се нуждае от лиценз с пълна функционалност, докато за колега, който работи със същата система само от време на време, може да бъде достатъчна по-базова версия, лиценз за устройство или друг модел на лицензиране. Подходящото решение винаги зависи от лицензионните условия на съответния производител на софтуер.
„Компаниите обикновено увеличават броя на лицензите си, когато се разрастват, но реагират значително по-рядко, когато служители сменят ролите си или напускат организацията. В резултат често продължават да плащат за софтуер, който вече никой не използва, или поддържат по-скъпи лицензионни версии, отколкото реално са необходими на служителите“, коментира Якуб Шулак, главен изпълнителен директор на Forscope.
Абонаментите могат да бъдат намалени, а безсрочните лицензи да запазят своята стойност
Абонаментният модел предлага гъвкавост, но само ако компаниите го управляват активно. Организациите трябва редовно да преглеждат броя на потребителите и договорните условия, тъй като някои доставчици позволяват намаляване на броя на абонаментите единствено при подновяване на договора. Пропускането на този момент може да означава плащане за неизползвани лицензи още една година.
За разлика от тях безсрочните лицензи остават собственост на организацията дори след като даден служител спре да ги използва. При определени условия тези лицензи могат да бъдат прехвърлени към друг потребител, използвани от друго звено в организацията или законно препродадени на вторичния пазар на софтуер, което позволява на компаниите да възстановят част от първоначалната си инвестиция.
Две компании, два успешни подхода
Една компания, преминаваща през намаляване на персонала, установява, че притежава значителен брой безсрочни лицензи, които вече не са необходими. Вместо да остави тези софтуерни активи неизползвани, компанията ги продава на вторичния пазар на софтуер, като възстановява част от първоначалната си инвестиция и освобождава бюджет за други бизнес приоритети.
Друга организация разполага със стабилен екип от приблизително 130 постоянни служители, но в зависимост от проектната натовареност редовно увеличава персонала си с още до 70 души. Вместо да закупи безсрочни лицензи за всички, тя инвестира в такива само за постоянния си персонал, а временните потребности покрива чрез абонаментни лицензи, чийто брой се адаптира спрямо реалния брой служители.
Тази хибридна стратегия за лицензиране позволява на компанията да се възползва от дългосрочната икономическа ефективност на безсрочните лицензи, като същевременно запази необходимата гъвкавост при променящите се нужди на бизнеса. Вместо да плаща абонаментни такси за всички 200 служители през цялата година, организацията лицензира допълнителни потребители само когато бизнесът действително го изисква.
„За компаниите, които преминават през значителни промени в броя на служителите, разработихме модели за лицензиране, които вече са доказали своята ефективност на практика. Организациите могат да се свържат с нас, а ние ще препоръчаме най-подходящия подход според техния размер, структурата на екипите и начина, по който използват софтуера“, коментира Иржи Трампота, специалист по лицензиране на Microsoft във Forscope.
Всяка промяна в персонала трябва да води до преглед на лицензите
Управлението на софтуерните активи (Software Asset Management – SAM) вече не е единствено отговорност на ИТ отдела. Информацията за назначения, промени в длъжностите и напускане на служители обикновено идва от отдел „Човешки ресурси“, докато договорите за софтуер и бюджетите често се управляват от екипите по снабдяване, финанси или правните специалисти. Без тясна координация между тези отдели организациите лесно губят цялостен поглед върху своите софтуерни активи. В резултат те често нямат ясна представа кои приложения се използват активно, дали броят и видът на лицензите все още отговарят на реалните бизнес нужди, кога броят на абонаментите може да бъде намален или дали съществуващите безсрочни лицензи могат да бъдат прехвърлени към други потребители или препродадени, за да възстановят част от стойността си.
Това става все по-важно на фона на динамичния пазар на труда. Според Доклада за България от юни 2025 г. на Европейската комисия (European Semester – Country Report Bulgaria 2025) равнището на заетост в страната достига 77%, докато работодателите продължават да се сблъскват с недостиг на работна сила, паралелно с преструктуриране на бизнеса и променящи се потребности от кадри. Когато организациите едновременно наемат служители за ключови позиции и оптимизират съществуващите си екипи, нуждите от софтуер могат да се променят значително по-бързо от решенията за лицензиране.
Тенденцията е ясно видима и в България. Според последното издание на BASSCOM Barometer 2025, което анализира представянето на българската софтуерна индустрия през 2024 г., секторът осигурява работа на над 60 000 специалисти и генерира над 10 млрд. лева приходи, което се равнява на близо 5% от брутния вътрешен продукт на страната. На фона на това инвестициите в дигитална трансформация и корпоративен софтуер продължават да нарастват, което превръща ефективното управление на софтуерните активи и лицензите във все по-важен инструмент за финансов контрол и оптимизиране на ИТ разходите.
Именно затова експертите от Forscope препоръчват прегледът на софтуерните лицензи да се превърне в стандартна част от всеки етап от жизнения цикъл на служителя – от назначаването, през вътрешните промени в длъжността, до напускането и организационните преструктурирания.
Целта не е компаниите да разполагат с възможно най-малко лицензи
Оптимизирането на софтуерните лицензи не означава намаляване на броя им на всяка цена. Целта е служителите да разполагат с необходимите инструменти за работа, като същевременно се избягват ненужни разходи за софтуер, който се използва ограничено или вече не е необходим.
В зависимост от конкретните бизнес нужди най-подходящото решение може да бъде абонаментен модел, безсрочен лиценз или софтуер, придобит чрез вторичния пазар. За много организации именно комбинацията от тези модели осигурява най-добрия баланс между гъвкавост, съответствие с лицензионните изисквания и дългосрочна ефективност на разходите.
В доклад за заетостта на ИКТ специалисти от 2025 г. на Евростат данните също показват защо темата придобива все по-голямо значение. Въпреки че търсенето на дигитални умения в Европа остава високо, ръстът на заетостта сред ИКТ специалистите се забавя значително спрямо предходните години. Това показва, че много компании постепенно преминават от период на бърза експанзия към оптимизация на работната сила и по-селективен подход при наемането. В подобна среда стратегията за лицензиране трябва да се развива успоредно с промените в структурата на персонала, а не да остава непроменена.
„Нарастващият брой запитвания от компании ни мотивира да стартираме нова поредица от уебинари тази есен. В тях ще представим практически подходи, с които организациите могат да адаптират своите стратегии за лицензиране към растежа на компанията, преструктурирането на работната сила и динамично променящите се проектни екипи“, казва Лудек Бартак, Директор „Комуникации“ във Forscope.
Forscope препоръчва компаниите да преглеждат своите софтуерни лицензи при мащабни кампании за наемане на служители, организационни преструктурирания, намаляване на персонала и преди подновяване на съществени договори за софтуер. Именно тогава организациите имат най-добрата възможност да оценят реалното използване на софтуера, да оптимизират разходите за лицензиране и да възстановят стойност от софтуерни активи, които вече не са необходими. Вместо да разглеждат софтуера единствено като оперативен разход, компаниите трябва да го управляват като стратегически бизнес актив, чиято стойност може да бъде запазена – и дори частично възстановена – чрез ефективно управление на софтуерните активи.